Dalam penyelenggaraan acara perusahaan, koordinasi yang benar-benar matang adalah kunci paling penting agar seluruh rangkaian kegiatan acara perusahaan berjalan lancar dan sesuai rencana.
Salah satu tahap paling penting sebelum hari pelaksanaan adalah Technical Meeting (TM). TM berfungsi sebagai sesi final untuk menyatukan pemahaman seluruh pihak yang terlibat mengenai detail teknis acara, mulai dari rundown, peran masing-masing tim, hingga potensi kendala yang harus diantisipasi.
Melalui technical meeting, setiap departemen, vendor, dan stakeholder dapat berdiskusi secara terbuka untuk memastikan tidak ada informasi yang terlewat. Inilah alasan mengapa TM menjadi pondasi utama sebelum event berlangsung karena keberhasilan acara sangat dipengaruhi oleh seberapa kuat koordinasi dan keselarasan teknis seluruh tim di tahap pra-executive meeting ini.
Apa yang Dimaksud dengan Technical Meeting?
TM adalah singkatan dari Technical Meeting, yaitu pertemuan teknis yang dilakukan sebelum acara perusahaan berlangsung. Technical Meeting (TM) berfungsi sebagai sesi koordinasi akhir untuk menyamakan pemahaman seluruh pihak mengenai alur acara, pembagian tugas, dan kebutuhan teknis yang harus dipastikan sebelum hari pelaksanaan.
Dalam konteks event perusahaan, Technical Meeting menjadi tahap kritis untuk mengonfirmasi rundown final, memeriksa kesiapan audio–visual–lighting (AVL), mengatur mobilitas talent dan VIP, membahas potensi risiko, serta memastikan seluruh tim internal dan event organizer bekerja dengan panduan yang sama. TM adalah fondasi eksekusi, memastikan acara berjalan tepat waktu, rapi, dan minim kesalahan.
Apa Saja Tujuan Technical Meeting?
Technical Meeting (TM) merupakan tahap krusial sebelum acara perusahaan dilaksanakan. TM membantu memastikan semua pihak memiliki pemahaman yang sama, menutup potensi risiko, dan menyelaraskan seluruh aspek teknis yang akan dieksekusi di hari-H. Berikut tujuan utama dari TM:
1. Menyamakan Pemahaman Seluruh Pihak
TM memastikan semua tim baik internal perusahaan, event organizer, vendor, maupun talent dalam memahami alur acara, sistem kerja, aturan protokol, dan ekspektasi pelaksanaan. Keselarasan ini mencegah miskomunikasi dan kesalahan operasional.
2. Membahas dan Mengonfirmasi Aspek Teknis
Mulai dari kebutuhan audio–visual–lighting (AVL), tata panggung, pergerakan VIP/MC, hingga kebutuhan khusus sponsor atau departemen tertentu, seluruh hal teknis dibahas secara detail untuk memastikan kesiapan penuh sebelum hari pelaksanaan.
3. Mengidentifikasi Masalah dan Mencari Solusi
TM menjadi ruang untuk mengantisipasi potensi kendala seperti keterbatasan venue, jalur mobilitas tamu, durasi segmen, kebutuhan peralatan tambahan, hingga risiko teknis. Masalah yang teridentifikasi dibahas hingga diperoleh solusi yang jelas dan terukur.
4. Merencanakan Alur Kerja dan Pembagian Tugas
TM digunakan untuk menyusun rencana kerja final, memperjelas peran, serta menetapkan tanggung jawab masing-masing tim. Dengan rencana yang terstruktur, setiap pihak memiliki panduan yang jelas dan tidak tumpang tindih.
5. Meningkatkan Kolaborasi dan Koordinasi Tim
Pertemuan teknis memperkuat kerja sama antar-departemen dan vendor. TM menciptakan ruang kolaboratif di mana setiap pihak dapat menyampaikan kebutuhan, insight teknis, hingga strategi operasional agar pelaksanaan event lebih efisien.
6. Menyampaikan Informasi Lengkap dan Arahan Terakhir
TM menjadi kesempatan untuk menyampaikan briefing final, termasuk SOP acara, cue panggung, protokol keamanan, dan peraturan yang harus diikuti semua pihak. Tujuannya agar tidak ada detail yang terlewat.
7. Menjadi Forum Berbagi Pengetahuan dan Ide
Karena melibatkan banyak pihak dengan keahliannya masing-masing, TM sering menghasilkan insight baru, ide kreatif, dan alternatif solusi yang tidak terpikirkan sebelumnya. Ini membantu memperkaya eksekusi di lapangan.
8. Menentukan Keputusan Teknis Final
Keputusan penting seperti penyempurnaan rundown, pengaturan waktu, atau penyesuaian elemen produksi biasanya ditetapkan pada TM sebagai acuan final yang akan digunakan seluruh tim di hari-H.
Apa Saja Manfaat Technical Meeting?
Technical Meeting (TM) memberikan banyak manfaat penting dalam penyelenggaraan acara perusahaan. TM bukan hanya ruang untuk membahas teknis acara, tetapi juga menjadi forum strategis untuk memperkuat koordinasi tim, meningkatkan kualitas eksekusi, dan meminimalkan risiko saat hari-H. Berikut manfaat utamanya:
1. Meningkatkan Kolaborasi dan Pemahaman Tim
TM mempertemukan seluruh pihak yang terlibat, mulai dari penyelenggara internal, event organizer, vendor teknis, hingga talent. Pertemuan ini membantu:
- Menyamakan persepsi mengenai alur acara
- Membahas kendala dan perkembangan terakhir
- Berbagi insight teknis antar divisi
- Membangun solidaritas dan kerja sama tim
Dengan pemahaman yang sama, eksekusi acara menjadi lebih solid.
2. Mengurangi Risiko dan Kendala Saat Acara Berlangsung
TM memungkinkan tim mengidentifikasi potensi kendala sebelum hari pelaksanaan. Hal ini mencakup:
- Risiko teknis dan produksi
- Kendala ruang atau layout venue
- Pergerakan tamu VIP/VVIP
- Kebutuhan tambahan yang belum terpenuhi
Dengan mendeteksi masalah lebih awal, tim dapat mengambil tindakan preventif sehingga acara berjalan lebih stabil dan minim gangguan.
3. Meningkatkan Kualitas Eksekusi Acara
Diskusi TM membantu memperkuat kualitas acara secara keseluruhan. Banyak solusi kreatif muncul dari berbagai perspektif yang berkumpul dalam satu forum. Hasilnya:
- Keputusan teknis lebih matang
- Solusi lebih komprehensif
- Pengalaman peserta acara lebih maksimal
- Performansi teknis seperti audio–visual–lighting lebih optimal
TM membantu memastikan standar kualitas event sesuai harapan perusahaan.
4. Meningkatkan Efisiensi Kerja dan Alur Operasional
Dengan briefing yang jelas dan pembagian tugas yang terstruktur, TM membuat alur kerja lebih efisien. Manfaatnya antara lain:
- Setiap anggota tim memahami perannya
- Tidak ada duplikasi tugas atau miskomunikasi
- Proses operasional lebih cepat dan terkoordinasi
- Keputusan bisa diambil lebih cepat saat dibutuhkan
TM memberikan kejelasan arah yang mempercepat tempo kerja tim.
5. Memastikan Kegiatan Berjalan Sesuai Rencana
TM menjadi forum final untuk menegaskan:
- Jadwal acara
- Susunan kegiatan
- Protokol VIP
- Cue panggung
- Alur mobilitas talent dan panitia
Dengan pemahaman detail dari TM, seluruh pihak dapat bekerja selaras sehingga acara berjalan sesuai rencana tanpa kebingungan.
6. Mempercepat Penyelesaian Masalah
Dalam TM, setiap isu teknis yang muncul dapat dibahas langsung. Dengan diskusi terbuka:
- Masalah lebih cepat teridentifikasi
- Solusi bisa dirumuskan secara spontan
- Keputusan dapat dibuat secara cepat dan akurat
Ini sangat membantu terutama pada event besar yang memiliki banyak elemen teknis kompleks.
7. Menguatkan Komunikasi Antar Tim
TM memperkuat komunikasi lintas divisi, lintas vendor, dan lintas fungsi. Dengan komunikasi yang baik:
- Informasi tidak terputus
- Semua pihak berada “on the same page”
- Kesalahan akibat miskomunikasi bisa diminimalkan
Komunikasi yang selaras adalah fondasi dari event yang profesional.
Apa Saja yang Dibahas di Dalam Technical Meeting?
Technical Meeting (TM) adalah forum di mana seluruh detail teknis acara perusahaan diselaraskan sebelum pelaksanaan. Pembahasan dalam TM bersifat menyeluruh, mulai dari alur acara hingga potensi risiko, agar seluruh tim memahami apa yang harus dilakukan. Berikut hal-hal yang biasanya dibahas dalam TM:
1. Rundown Final dan Alur Acara
TM mengonfirmasi urutan acara secara detail, termasuk:
- waktu mulai dan selesai setiap segmen,
- perpindahan antar segmen,
- cue untuk MC dan talent,
- timing untuk VIP/VVIP.
Rundown ini menjadi panduan utama seluruh tim di hari-H.
2. Pembagian Tugas dan Peran Tiap Tim
Pembahasan mencakup siapa yang bertanggung jawab untuk:
- koordinasi panggung,
- operasional venue,
- registrasi peserta,
- dokumentasi,
- pengawalan VIP,
- tim teknis (AVL).
Setiap pihak harus memahami jobdesc masing-masing.
3. Kebutuhan Teknis: Audio, Visual, dan Lighting
TM membahas kebutuhan teknis seperti:
- konfigurasi sound system,
- tampilan visual dan multimedia,
- pengaturan lighting,
- kebutuhan tambahan khusus segmen tertentu.
Semua detail teknis dipastikan siap sebelum hari pelaksanaan.
4. Layout Venue dan Mobilitas Tamu
Dibahas mengenai:
- denah panggung,
- seating arrangement,
- area VIP,
- area registrasi,
- titik masuk dan keluar,
- jalur mobilitas talent dan VIP/VVIP.
Tujuannya agar pergerakan tamu tertib dan sesuai protokol.
5. Briefing untuk MC, Talent, dan VIP Handling
Termasuk pembahasan:
- script MC,
- cue masuk/panggung,
- properti yang dibutuhkan,
- alur interaksi dengan audiens,
- protokol pendampingan untuk VIP/VVIP.
Ini memastikan setiap pihak tampil tepat waktu dan dengan informasi lengkap.
6. Timeline Persiapan dan Eksekusi Hari-H
TM juga menetapkan:
- jam kedatangan tim dan vendor,
- waktu setup,
- waktu technical rehearsal,
- waktu standby semua tim,
- waktu opening dan closing.
Timeline detail membantu menjaga ritme acara.
7. Pembahasan Risiko dan Rencana Kontingensi
Bersama-sama tim mengidentifikasi risiko, seperti:
- potensi keterlambatan,
- kendala teknis,
- akses venue padat,
- perubahan cuaca (untuk outdoor),
- kebutuhan backup equipment.
Setiap risiko diberikan solusi dan plan B/C.
8. Protokol Keamanan dan Alur Emergency
Termasuk:
- titik evakuasi,
- jalur emergency,
- koordinasi keamanan,
- SOP penanganan insiden.
Hal ini krusial agar acara tetap aman.
Siapa Saja yang Terlibat dalam Technical Meeting?
Dalam penyelenggaraan acara perusahaan bersama kami, HYPE Idea, Technical Meeting (TM) melibatkan pihak-pihak yang memiliki peran langsung dalam eksekusi acara. TM dapat dilakukan dalam satu pertemuan besar atau dibagi menjadi beberapa sesi terpisah, tergantung kompleksitas acara. Kami dan pihak perusahaan akan menentukan siapa saja yang perlu hadir sesuai kebutuhan dan kesepakatan proyek.
1. Tim Perusahaan sebagai Pemilik Acara
Biasanya terdiri dari:
- PIC event atau penanggung jawab acara
- Tim marketing / corporate communication
- HR/GA bila acara bersifat internal
- Perwakilan manajemen
Pihak perusahaan memberikan arahan, tujuan acara, dan keputusan final terkait konsep, konten, serta protokol acara.
2. Tim HYPE Idea sebagai Event Organizer
Sebagai EO utama, kami terlibat langsung dalam TM melalui:
- Project Manager
- Event Coordinator
- Stage Manager / Show Director
- Liaison Officer (LO)
- Tim produksi dan operasional
Kami bertanggung jawab menjelaskan alur acara, jobdesk tiap pihak, kebutuhan teknis, hingga SOP pelaksanaan di hari-H.
3. Vendor Pendukung Acara
Vendor yang biasanya terlibat dalam TM meliputi:
- Pihak venue → membahas aturan venue, layout, akses loading, dan kebutuhan listrik
- Tim AVL (Audio, Visual, Lighting)
- Vendor dekorasi/stage
- Vendor catering jika acara memiliki konsumsi
- Vendor tambahan sesuai kebutuhan acara
Kami mengoordinasikan vendor mana yang harus hadir dalam TM gabungan atau TM terpisah.
4. MC (Master of Ceremony)
MC hadir untuk:
- menerima briefing rundown,
- memahami script,
- menyelaraskan cue dan gaya pembawaan, agar sejalan dengan tujuan acara perusahaan.
5. Performer atau Talent
Performer yang hadir biasanya:
- band/entertainer,
- dancer,
- speaker,
- atau talent lain yang tampil.
TM memastikan kebutuhan teknis mereka dipahami dan terkoordinasi dengan baik.
6. Tim Security / Keamanan
Terlibat terutama jika acara menghadirkan:
- VIP/VVIP,
- tamu corporate penting,
- atau event dengan jumlah peserta besar.
Mereka memastikan flow tamu aman dan sesuai protokol.
Format TM: Gabungan atau Terpisah
Dalam praktiknya, kami dan pihak klien akan menentukan format TM yang paling efektif:
- TM Gabungan → seluruh pihak berkumpul untuk memahami keseluruhan acara.
- TM Terpisah → TM khusus vendor teknis, TM khusus performer, atau TM khusus venue.
Tujuannya agar koordinasi lebih efisien dan pembahasan lebih fokus. Adapun beberapa detail lainnya sesuai dengan kebutuhan tim perusahaan dan kesepakatan yang terjadi kami dan tim perusahaan.
Bagaimana Cara Mempersiapkan Technical Meeting?
Agar Technical Meeting (TM) berjalan efektif dan menghasilkan keputusan yang jelas, persiapan yang matang sangat dibutuhkan. Sebagai Event Organizer profesional, kami di HYPE Idea selalu mengikuti alur persiapan yang terstruktur untuk memastikan seluruh pihak siap mengikuti TM dan tidak ada detail penting yang terlewat. Berikut cara mempersiapkan TM secara optimal:
1. Menyusun Agenda dan Topik Pembahasan TM
Sebelum TM berlangsung, kami memastikan seluruh poin penting sudah disusun dalam agenda resmi, seperti:
- pembahasan rundown final,
- pembagian tugas,
- kebutuhan teknis,
- layout venue dan jalur mobilitas,
- koordinasi talent dan MC,
- potensi risiko dan plan B.
Agenda ini menjadi panduan agar TM berjalan fokus dan tidak melebar.
2. Mengumpulkan Informasi dari Seluruh Pihak
Kami berkoordinasi lebih dulu dengan klien dan vendor untuk mengumpulkan:
- kebutuhan teknis terbaru,
- update konsep acara,
- catatan dari departemen terkait,
- request khusus dari MC, performer, atau VIP.
Informasi awal ini diperlukan agar TM menjadi sesi finalisasi, bukan sesi mencari informasi dari awal.
3. Menentukan Pihak yang Wajib Hadir
Kami dan tim klien menentukan siapa saja yang perlu hadir, apakah TM dilakukan:
- satu sesi gabungan,
- dua sesi terpisah (misalnya teknis & kreatif), atau
- beberapa sesi khusus (AVL, performer, vendor, venue).
Hal ini memastikan setiap pembahasan dilakukan dengan pihak yang tepat.
4. Menyiapkan Dokumen Pendukung
Sebelum TM dimulai, kami mempersiapkan dokumen lengkap seperti:
- rundown final,
- layout/denah venue,
- script MC,
- cue sheet,
- checklist teknis,
- SOP pelaksanaan hari-H.
Dokumen ini dibagikan ke seluruh peserta TM agar semua memahami referensi yang sama.
5. Melakukan Survey atau Pre-TM Pengecekan Venue
Untuk acara tertentu, kami biasanya melakukan:
- pengecekan jalur mobilitas,
- pengukuran teknis (daya listrik, titik rigging, kapasitas area),
- memastikan titik staging dan LED,
- memastikan area loading dan unloading.
Pengecekan ini membantu mencegah kendala teknis yang mungkin muncul saat pembahasan TM.
6. Membuat Catatan Tindak Lanjut (Action List)
Setelah TM selesai, kami menyusun:
- hasil keputusan TM,
- daftar tugas tiap pihak,
- deadline dan PIC-nya,
- update untuk revisi rundown atau kebutuhan teknis.
Action list ini memastikan seluruh hal yang telah dibahas benar-benar dieksekusi.
7. Mengonfirmasi Kesiapan Ulang Sebelum Hari-H
Setelah semua tindak lanjut selesai, kami akan:
- melakukan rekap final,
- mengecek kembali kesiapan vendor,
- memastikan MC dan performer memahami cue terbaru,
- melakukan komunikasi ulang dengan PIC perusahaan.
Ini menjadi lapisan terakhir untuk memastikan acara berjalan mulus.
HYPE Idea: Event Organizer Profesional yang Memastikan Persiapan Acara Lebih Matang
Technical Meeting (TM) adalah bagian penting dalam proses persiapan acara perusahaan. Melalui TM, seluruh tim, vendor, MC, performer, dan pihak perusahaan dapat menyamakan pemahaman mengenai konsep acara, alur teknis, dan kebutuhan operasional. TM yang tepat membantu memastikan acara berjalan lancar, minim kendala, dan memberikan pengalaman terbaik bagi seluruh tamu dan peserta.
Sebagai event organizer Jakarta, kami di HYPE Idea selalu menjadikan technical meeting sebagai bagian dari standar kerja sebelum acara dimulai. Dengan koordinasi yang jelas, pembagian tugas yang rapi, dan persiapan teknis yang matang, HYPE Idea membantu perusahaan memastikan bahwa acara dapat berlangsung sesuai tujuan dan memberikan dampak positif bagi para hadirin.
