Acara gathering adalah kegiatan perusahaan untuk mempererat hubungan meningkatkan kolaborasi dan membangun budaya tim melalui pengalaman bersama. Banyak acara terasa kurang berdampak bukan karena ide yang lemah tetapi karena persiapan dan struktur pelaksanaan yang tidak matang.
Di panduan ini Anda akan mempelajari 10 persiapan penting menyusun gathering lengkap dengan contoh rundown yang jelas dan mudah diikuti. Tujuannya membantu Anda merancang acara yang terorganisir berkesan dan selaras dengan tujuan acara gathering yang Anda ingin lakukan.
10 Persiapan Menyusun dan Menyiapkan Acara Gathering
Agar gathering berjalan lancar dan berdampak, persiapan harus dimulai dari tujuan hingga detail teknis pelaksanaan. Berikut sepuluh langkah penting yang membantu Anda menyusun acara lebih terarah efisien dan minim risiko.
1. Tentukan tujuan acara
Tetapkan hasil yang ingin dicapai seperti memperkuat teamwork meningkatkan motivasi atau merayakan pencapaian. Tujuan menjadi dasar seluruh keputusan konsep aktivitas dan anggaran.
2. Kenali profil peserta
Pahami jumlah usia karakter serta minat peserta. Informasi ini membantu memilih tema aktivitas dan format acara yang relevan sehingga partisipasi lebih tinggi.
3. Tentukan konsep dan tema
Pilih tema yang selaras dengan budaya perusahaan seperti fun games outdoor leadership camp atau family day. Tema memberi arah kreatif sekaligus membangun pengalaman yang konsisten.
4. Susun anggaran secara rinci
Buat perencanaan biaya mencakup venue konsumsi perlengkapan dokumentasi hingga cadangan darurat. Anggaran yang jelas mencegah pemborosan dan menjaga kualitas acara.
5. Pilih lokasi dan waktu yang tepat
Sesuaikan lokasi dengan kapasitas aksesibilitas dan jenis aktivitas. Waktu pelaksanaan juga perlu mempertimbangkan musim cuaca serta jadwal kerja peserta.
6. Rancang rundown acara
Buat alur kegiatan dari pembukaan hingga penutupan secara runtut. Rundown membantu tim produksi mengontrol durasi dan menjaga energi peserta tetap stabil.
7. Siapkan vendor dan logistik
Koordinasikan kebutuhan teknis seperti sound system panggung dekorasi konsumsi transportasi dan dokumentasi. Vendor yang profesional memastikan eksekusi lebih mulus.
8. Bentuk tim pelaksana
Tentukan PIC untuk setiap divisi seperti operasional acara registrasi teknis dan dokumentasi. Pembagian peran mempercepat komunikasi dan mengurangi miskomunikasi.
9. Kelola komunikasi peserta
Sampaikan informasi jadwal dress code lokasi dan aturan acara sejak awal. Komunikasi yang jelas meningkatkan kesiapan dan mengurangi kebingungan saat hari H.
10. Siapkan evaluasi dan rencana cadangan
Antisipasi risiko seperti cuaca gangguan teknis atau perubahan jadwal. Setelah acara lakukan evaluasi untuk mengukur kepuasan dan perbaikan di kegiatan berikutnya.
5 Contoh Rundown Acara Gathering
Berikut beberapa contoh rundown yang dapat disesuaikan dengan tujuan jumlah peserta dan konsep acara. Anda bisa menggunakannya sebagai template dasar lalu menyesuaikan durasi serta aktivitas.
1. Fullday Event Gathering
|
Waktu |
Agenda |
Tanggung Jawab |
|
07.30–08.30 |
Registrasi dan welcome snack |
Tim registrasi dan hospitality |
|
08.30–09.00 |
Opening dan sambutan manajemen |
MC dan PIC acara |
|
09.00–10.30 |
Ice breaking dan fun games |
Fasilitator dan game master |
|
10.30–12.00 |
Sesi aktivitas utama atau workshop |
Trainer atau fasilitator |
|
12.00–13.00 |
Makan siang |
Catering dan logistik |
|
13.00–15.00 |
Team challenge atau kompetisi |
EO crew dan teknis lapangan |
|
15.00–16.00 |
Hiburan dan doorprize |
MC dan talent |
|
16.00–16.30 |
Closing dan foto bersama |
PIC dokumentasi |
2. Company Retreat 2H1M
|
Waktu |
Agenda |
Tanggung Jawab |
|
Hari 1 07.00 |
Keberangkatan |
Transportasi dan koordinator peserta |
|
10.00 |
Check in dan pembagian kamar |
Hospitality |
|
11.00 |
Ice breaking |
Fasilitator |
|
12.00 |
Makan siang |
Catering |
|
13.30 |
Outdoor activity dan bonding games |
Tim outbound |
|
18.30 |
Dinner |
Catering |
|
20.00 |
Campfire dan sharing session |
MC dan manajemen |
|
Hari 2 06.30 |
Morning activity |
Fasilitator |
|
08.00 |
Sarapan |
Catering |
|
09.00 |
Workshop atau alignment meeting |
Trainer |
|
11.00 |
Closing dan check out |
PIC acara |
|
12.00 |
Perjalanan pulang |
Transportasi |
3. Formal Dinner atau Appreciation Night
|
Waktu |
Agenda |
Tanggung Jawab |
|
17.00–18.00 |
Registrasi dan welcome drink |
Hospitality |
|
18.00–18.15 |
Opening |
MC |
|
18.15–19.00 |
Company speech dan highlight |
Manajemen |
|
19.00–20.00 |
Dinner service |
Catering |
|
20.00–21.00 |
Awarding atau appreciation session |
MC dan tim panggung |
|
21.00–22.00 |
Live entertainment |
Talent dan teknis |
|
22.00 |
Closing |
PIC acara |
4. Team Building Outdoor
|
Waktu |
Agenda |
Tanggung Jawab |
|
08.00–08.30 |
Registrasi |
Tim registrasi |
|
08.30–09.00 |
Safety briefing |
Fasilitator dan safety officer |
|
09.00–11.30 |
Team games dan challenge |
Game master |
|
11.30–12.30 |
Istirahat dan makan siang |
Catering |
|
12.30–14.30 |
Problem solving mission |
Fasilitator |
|
14.30–15.30 |
Final challenge |
EO crew |
|
15.30–16.00 |
Refleksi tim dan closing |
MC dan trainer |
5. CSR Kunjungan atau Santunan Yatim Piatu
|
Waktu |
Agenda |
Tanggung Jawab |
|
08.00–09.00 |
Keberangkatan |
Transportasi |
|
09.00–09.30 |
Registrasi dan persiapan donasi |
Tim logistik |
|
09.30–10.00 |
Sambutan dan perkenalan |
MC dan perwakilan perusahaan |
|
10.00–11.30 |
Aktivitas bersama dan games edukatif |
Fasilitator |
|
11.30–12.00 |
Penyerahan santunan |
Manajemen |
|
12.00–13.00 |
Makan siang bersama |
Catering |
|
13.00–14.00 |
Dokumentasi dan penutup |
Dokumentasi dan PIC acara |
Kesimpulan
Menyusun acara gathering bukan sekadar memilih lokasi atau permainan, tetapi tentang merancang pengalaman yang menyatukan tim, memperkuat budaya kerja, dan menciptakan momen yang berkesan. Dengan persiapan yang tepat serta rundown yang jelas, acara menjadi lebih terarah, efisien, dan minim risiko di hari pelaksanaan.
Jika Anda ingin gathering yang terkonsep rapi, kreatif, dan dieksekusi profesional tanpa repot mengurus detail teknis, percayakan pada HYPE Idea sebagai Jasa Event Organizer Acara Gathering Perusahaan. Konsultasikan kebutuhan acara Anda sekarang dan wujudkan gathering yang lebih seru, solid, dan berdampak untuk tim Anda.
