Dalam dunia event organizer, terdapat banyak istilah teknis yang digunakan untuk mempercepat koordinasi dan memastikan seluruh tim memahami peran masing-masing. Bagi Anda yang baru terlibat dalam acara perusahaan, mengetahui istilah-istilah ini akan sangat membantu dalam berkomunikasi dengan tim EO, vendor, serta pihak internal perusahaan.
30 Istilah Dalam Event Organizer yang Sering Dipakai
Berikut 30 istilah yang paling sering digunakan dalam terlibat menangani suatu acara dan terlibat bersama pihak event organizer untuk mensukseskan acara:
1. Liaison Officer (LO)
Liaison Officer atau LO merupakan petugas pendamping tamu penting seperti VIP, VVIP, MC, dan speaker yang memastikan kebutuhan mereka terpenuhi serta mobilitasnya berjalan lancar.
2. Media Partner
Media partner adalah pihak media yang bekerja sama untuk memberikan publikasi, liputan, atau eksposur berita terkait acara.
3. Press Conference
Press conference merupakan sesi konferensi pers untuk memberikan informasi resmi kepada media sebelum atau saat acara berlangsung.
4. Backdrop
Backdrop adalah latar visual utama berisi desain branding atau tema acara yang digunakan sebagai dekorasi dan titik foto.
5. Rundown
Rundown adalah susunan acara lengkap yang berisi urutan kegiatan beserta waktu pelaksanaannya dari awal hingga akhir.
6. Stage
Stage atau panggung merupakan area utama tempat berlangsungnya presentasi, sambutan, pertunjukan, atau kegiatan acara.
7. Person In Charge (PIC)
Person In Charge atau PIC adalah individu yang bertanggung jawab terhadap satu bagian atau sektor tertentu dalam acara.
8. Gig
Gig merupakan istilah untuk penampilan performer, musisi, atau talent dalam sebuah acara.
9. Runner
Runner adalah petugas operasional yang bertugas menjalankan tugas-tugas cepat dan mobilitas tinggi seperti mengambil barang atau koordinasi lapangan.
10. VIP & VVIP
VIP & VVIP adalah tamu prioritas yang mendapatkan pelayanan khusus, termasuk seating khusus, akses khusus, hingga pendampingan LO.
11. Early Bird Ticket
Early Bird Ticket adalah tiket yang dijual pada periode awal dengan harga promo sebelum harga normal diberlakukan.
12. Front of House (FOH)
FOH atau Front of House merupakan area depan yang berhubungan langsung dengan tamu, seperti registrasi, lobby, dan welcome gate.
13. Briefing
Briefing adalah sesi pengarahan sebelum acara dimulai untuk memastikan seluruh tim memahami tugas dan kesiapan teknis.
14. Budgeting
Budgeting yaitu proses penyusunan anggaran biaya untuk seluruh kebutuhan acara.
15. Cleaning Service / Housekeeping
Cleaning Service atau Housekeeping adalah tim kebersihan yang bertugas menjaga venue tetap rapi sebelum, selama, dan setelah acara.
16. Production House
Production House yaitu perusahaan atau vendor yang membuat materi visual seperti video, dokumentasi, atau konten promosi acara.
17. Master of Ceremony (MC)
Master of Ceremony atau MC adalah pembawa acara yang memandu jalannya acara berdasarkan rundown yang diberikan.
18. Registration Desk
Registration Desk adalah area untuk proses check-in, pendataan tamu, hingga pembagian ID atau tiket masuk.
19. Green Room
Green Room adalah ruang tunggu untuk talent, MC, speaker, atau VIP sebelum tampil atau memasuki area panggung.
20. Post-Event Evaluation
Post-event evaluation merupakan proses evaluasi setelah acara selesai untuk menilai keberhasilan dan mengidentifikasi aspek yang perlu diperbaiki.
21. Venue
Venue adalah lokasi acara seperti ballroom, convention hall, atau outdoor space yang digunakan sebagai tempat berlangsungnya kegiatan.
22. RSVP
RSVP adalah proses konfirmasi kehadiran tamu, berasal dari bahasa Prancis “Répondez s’il vous plaît”
23. Walkie Talkie / Communication System
Walkie talkie adalah alat komunikasi internal untuk mempermudah koordinasi antar tim operasional selama acara berlangsung.
24. Ticketing
Ticketing merupakan sistem pengelolaan tiket, mulai dari penjualan hingga proses check-in peserta.
25. Contact Person (CP)
Contact Person atau CP adalah orang yang dapat dihubungi untuk informasi lebih lanjut mengenai acara atau koordinasi teknis.
26. Technical Meeting (TM)
Technical Meeting atau TM merupakan pertemuan teknis pra-acara untuk menyamakan pemahaman dan memfinalisasi seluruh detail teknis.
27. Event Director
Event Director yaitu individu yang mengatur konsep besar acara dan memastikan seluruh proses berjalan sesuai visi dan tujuan.
28. Stage Manager
Stage Manager artinya orang yang bertanggung jawab atas pergerakan di panggung, cue tampil, dan ketepatan waktu pelaksanaan segmen acara.
29. Run-through
Run-through adalah latihan teknis untuk mensimulasikan jalannya acara sebagai persiapan sebelum hari pelaksanaan.
30. General Rehearsal (GR)
General Rehearsal atau GR merupakan latihan penuh seluruh elemen acara, termasuk MC, performer, teknisi, dan stage manager, untuk memastikan semuanya siap sebelum hari-H.
HYPE Idea – Jasa Event Organizer Jakarta
Sebagai event organizer profesional di Jakarta, HYPE Idea sebagai jasa event organizer Jakarta siap menangani berbagai jenis acara perusahaan mulai dari pra-produksi hingga pelaksanaan acara. Pemahaman terhadap istilah-istilah event seperti LO, TM, rundown, hingga GR adalah bagian dari standar kerja kami agar koordinasi bersama klien dan vendor berjalan lebih efektif. Dengan pengalaman lebih dari 10 tahun, kami memastikan setiap acara dirancang secara terstruktur, komunikatif, dan hasil akhirnya memberikan kesan terbaik bagi seluruh tamu dan hadirin.
Kesimpulan
Masih banyak istilah lain dalam dunia event yang bisa Anda temukan di lapangan. Seiring pengalaman, Anda akan semakin familiar dan memahami cara kerja setiap istilah dalam praktiknya. Dengan mengetahui daftar istilah ini, Anda dapat berkomunikasi lebih mudah dengan tim EO, vendor, maupun internal perusahaan sehingga proses perencanaan dan pelaksanaan acara dapat berjalan sukses dan berdampak.
